TQM model Juran

METODE  TQM (TOTAL QUALITY MANAGEMENT)

JOSEPH M. JURAN

Oleh:

ACHMAD HUFRON

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .....................................................................................................................  i

BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................. 1

1. Latar Belakang........................................................................................................ 1
2. Rumusan Masalah ...................................................................................................  2
3. Tujuan Penulisan Makalah....................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN................................................................................................... 3

A.    Biografi Singkat Joseph M. Juran............................................................................ 3

2. Total Quality Manajement menurut Joseph M. Juran.............................................. 3
3. Perbandingan Kualitas “Deming-Crosby-Juran”..................................................... 4

D.    Aplikasi Teori Trilogi Juran Dalam Pendidikan Di Indonesia ................................  10

BAB III PENUTUP............................................................................................................ 14

1. Simpulan.................................................................................................................. 14

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................  16

BAB I

PENDAHULUAN

A.           Latar Belakang

Pembangunan bidang pendidikan yang dilaksanakan oleh pemerintah bersa-sama dengan masyarakat dalam rangka upaya pengejawantahan salah satu cita-cita yang sangat mulia dan luhur, yaitu mencerdaskan kehidupan bangsa sebagaimana termaktup dalam UUD tahun 1945.

Dalam upaya tersebut, masyarakat juga pemerintah bahu-membahu dalam upaya mencerdaskan seluruh komponen bangsa dengan pendidikan baik formal maupun non formal, baik melalui sekolah maupun luar sekolah, sehingga diharapkan seluruh komponen bangsa bisa mengenyam dan menikmati pendidikan sebagai kebutuhan primer masyarakat.

Disaat yang besamaan nampaknya sangat urgen dalam upaya adanya peningkatan kualitas pendidikan untuk memberikan peningkatan mutu secara signifikan dalam pengembangan sumber daya manusia. Hal ini berlaku bagi orang-orang yang terlibat dalam dunia pendidikan, sehingga kualitas benar-benar menjadi tujuan yang mendasar.
Dengan demikian, lembaga pendidikan harus diusahakan berupa langkah-langkah adanya inovasi-inovasi pendidikan secara profesional dengan manajemen yang handal, sehingga lembaga pendidikan tersebut bisa mencetak kader-kader yang ready for yours di tengah-tengah masyarakat, baik siap dalam intelektualnya, keterampilannya, maupun spiritualnya.

Pada zaman globalisasi ini, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) yang semakin canggih terus menggelobal dan berdampak pada hampir smua sistem kehidupan umat manusia di muka bumi dewasa ini .

Lembaga pendidikan sebagai organisasi merupakan salah satu sistem juga tidak dapat terhindar dampak dari kemajuan tersebut, dengan demikian maka di setiap lembaga pendidikan dituntut untuk dapat mengantisipasi berbagai perubahan-perubahan tersebut.
Keberadaan TQM yang digunakan dalam penerapan di dunia bisnis menuai hasil yang sangat signifikan, sehingga TQM memiliki daya tarik tersendiri, untuk bisa diaplikasikan pada objek-objek kelembagaan atau organisasi yang lain, baik dalam bidang politik, sosial, termasuk dalam dunia pendidikan. Hal ini dalam rangka efektivitas dan hasil yang baik sebagai target yang diidam-idamkan.

Begitu banyak tokoh-tokoh yang membuat formulasi TQM guna meningkatkan kualitas dalam berbagai bidang termasuk di dalamnya pendidikan. Salah satu tokoh TQM yang akan penulis bahas adalah Josep M. Juran. Dia adalah salah tokoh yang mempelopori TQM yang berasal dari Amerika Serikat. Untuk lebih jelasnya mengenai pemikiran dia dalam TQM akan dibahas lebih lanjut pada bahasan berikutnya.

B.             Rumusan Masalah

            Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, dapat dikemukakan rumusan masalah dalam makalah ini adalah sebagai berikut.

C.           Tujuan Penulisan Makalah

   Tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut.

1.      Mengetahui model TQM Juran

2.      Mengetahui Trilogi Kualitas dari Juran

3.      Dapat mengaplikasikan TQM ke dalam dunia pendidikan

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Biografi Singkat Joseph M. Juran

Nama Joseph M. Juran layak disejajarkan dengan nama-nama tokoh manajemen kualitas dunia lainnya seperti W. Edward Deming yang terkenal dengan Deming’s 14 point, Philip B Crosby dengan Quality is free-nya, A.V. Feigenbaum yang mencetuskan konsep Three steps to quality¸ Walter A Shewart, Kaoru Ishikawa dan Genichi Taguchi, serta sederet nama populer dan para tokoh pionir manajemen kualitas yang dikenal dunia.

Joseph lahir pada 24 Desember tahun 1904 di Braila-Moldova, Dr. Joseph M. Juran mengemukakan kerisauannya akan perkembangan manajemen kualitas dunia saat itu dengan pernyataannya bahwa “telah terjadi krisis kualitas”. Anak dari Jakob (seorang pembuat sepatu desa ini), mempunyai pemahaman bahwa cara tradisional tidak akan mampu lagi menghadapi krisis kualitas yang terjadi.

Pendapat ini tentu bisa diterima mengingat pada saat itu dunia industri masih banyak yang memakai sistem manajemen kualitas konvensional dan kondisi ini sangat mengusik pengalaman industri dan intelektualitas seorang Dr. Joseph M. Juran.

Juran mengunjungi Jepang pada tahun 1945. Di Jepang Juran membantu pimpinan Jepang di dalam menstrukturisasi industri sehingga mampu mengekspor produk ke pasar dunia. Ia membantu Jepang untuk mempraktekkan konsep mutu dan alat-alat yang dirancang untuk pabrik ke dalam suatu seri konsep yang menjadi dasar bagi suatu “management process” yang terpadu.

B.       Total Quality Manajement menurut Joseph M. Juran

1)      Karakteristik TQM

Adapun karakteristik Total Quality Manajement (TQM) menurut Joseph M. Juran adalah meliputi;

a.         Kualitas menjadi bagian dari setiap agenda managemen

b.        Sasaran kualitas dimasukkan dalam rencana bisnis.

c.         Jangkauan sasaran diturunkan dari benchmarking: fokus adalah pada pelanggan dan pada kesesuaian kompetisi, di sana adalah sasaran untuk peningkatan kualitas tahunan.

d.        Sasaran disebarkan ke tingkat yang mengambil tindakan.

e.         Pelatihan dilaksanakan pada semua tingkat.

f.         Pengukuran ditetapkan seluruhnya.

g.        Manajer teratur meninjau kembali kemajuan dibandingkan dengan sasaran.

h.        Penghargaan diberikan untuk performansi terbaik.

i.          Sistem imbalan (reward system) diperbaiki

2)      Elemen pendukung dalam TQM

a.         Kepemimpinan.

Manajer senior harus mengarahkan upaya pencapaian tujuan dengan memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif, menggunakan data dan menggali siapa-siapa yang berhasil menerapkan konsep manajemen mutu terpadu. Pimpinan Senior suatu organisasi harus sepenuhnya menghayati implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi internasional di mana manajer yang paling berhasil, paling mampu dan paling hebat pendidikannya di dunia, harus diperebutkan melalui persaingan yang ketat. Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa MMT adalah suatu proses yang terdiri dari tiga prinsip dan elemen-elemen pendukung yang harus mereka kelola agar mencapai perbaikan mutu yang berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing.

b.        Pendidikan dan Pelatihan.

Mutu didasarkan pada ketrampilan setiap karyawan yang pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan ini mencakup mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan baik informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat yang sama akan diperbaiki di seluruh perusahaan.

c.         Struktur Pendukung.

Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan perubahan yang dianggap perlu melaksanakan strategi pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin diperoleh dari luar melalui konsultan, akan tetapi lebih baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu sendiri. Suatu staf pendukung yang kecil dapat membantu tim manajemen senior untuk mengartikan konsep mengenai mutu, membantu melalui “network” dengan manajer mutu di bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai narasumber mengenai topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer senior.

d.        Komunikasi.

Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan cara berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara ideal manajer harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan.

e.         Ganjaran dan Pengakuan.

Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan yang sukses, dan menungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karyawan lainnya.

f.         Pengukuran.

Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting di dalam menetapkan proses manajemen mutu. Pengumpulan data pelanggan memberikan suatu tujuan dan penilaian kinerja yang realistis serta sangat berguna di dalam memotivasi setiap orang/karyawan untuk mengetahui persoalan yang sebenarnya.

Mungkinkah TQM dapat diterapkan di Indonesia? Jawabnya mungkin saja kalau dipenuhi syarat-syarat berikut :

1.         Setiap perusahaan/organisasi harus secara terus meneurus melakukan perbaikan mutu produk dan pelayanan, sehingga dapat memuaskan para pelanggan.

2.         Memberikan kepuasan kepada pemilik, pemasok, karyawan dan para pemegang saham.

3.         Memiliki wawasan jauh kedepan dalam mencari laba dan memberikan kepuasan.

4.         Fokus utama ditujukan pada proses, baru menyusul hasil.

5.         Menciptakan kondisi di mana para karyawan aktif berpartisipasi dalam menciptakan keunggulan mutu.

3)  Trilogi Kualitas (The Quality Trilogy)

Konsep Trilogi Kualitas pertama kali dikembangkan oleh Dr. Joseph M. Juran seorang ilmuwan yang banyak mengabdikan dedikasinya pada bidang manajemen kualitas dan mempunyai kontribusi penting dalam perkembangan dan kemajuan quality management khususnya di bidang industri manufaktur. Pada tahun 1986, sarjana bidang electrical engineering yang mengawali karirnya di perusahaan Western Electric ini mempublikasikan Trilogi Kualitas (The Quality Trilogy), dengan mengidentifikasi aspek ketiga dalam manajemen kualitas yakni perencanaan kualitas (quality planning).

Dunia akan senantiasa mengenang dan menerapkan konsep Trilogi Kualitas (The Quality Trilogy) khususnya di industri manufaktur. Dengan adanya perencanaan kualitas yang baik akan sangat bermanfaat bagi dunia industri dalam menetapkan serta membuat langkah strategis agar para konsumen terpuaskan melalui ketersediaan dan pemakaian produk yang berkualitas. Dunia pun pantas berterima kasih kepada salah seorang tokoh manajemen kualitas, Dr. Joseph M. Juran.

Hal ini tergolong terobosan baru saat itu, dimana manajemen kualitas pada dunia industri masih hanya mengenal dua aspek kualitas yang dikenal; pengendalian kualitas (quality control) dan perbaikan kualitas (quality improvement). Penerapan konsep Trilogi Kualitas menjadikan cakupan manajemen kualitas menjadi lebih luas dan kompleks. Membutuhkan keahlian dan dukungan sumber daya dalam pelaksanaannya. Adapun rincian trilogy itu sebagai berikut :

a.    Perencanaan Kualitas (quality planning)

Quality planning, suatu proses yang mengidentifikasi pelanggan dan proses yang akan menyampaikan produk dan jasa dengan karakteristik yang tepat dan kemudian mentransfer pengetahuan ini ke seluruh kaki tangan perusahaan guna memuaskan pelanggan.

Perencanaan kualitas meliputi :

1)        Pengembangan produk

2)        Pengembangan sistem

3)        Pengembangan produk

Langkah-langkahnya adalah:

1)        Menentukan siapa yang jadi pelanggan

2)        Mengidentifikasikan kebutuhan para pelanggan

3)        Mengembangkan produk dengan keistimewaan yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan

4)        Mengembangkan sistem dan proses yang memungkinkan organisasi untuk menghasilkan keistimewaan tersebut

5)        Menyebarkan rencana kepada level organisasi

b.             Pengendalian Kualitas (quality control)

Quality control, suatu proses dimana produk benar-benar diperiksa dan dievaluasi, dibandingkan dengan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan para pelanggan. Persoalan yang telah diketahui kemudian dipecahkan, misalnya mesin-mesin rusak segera diperbaiki, mengevaluasi performa produk, membandingkan antara performa aktual dan target, dan melakukan tindakan jika terdapat perbedaan/penyimpangan

c.              Perbaikanan Kualitas (quality improvement)

Quality improvement, suatu proses dimana mekanisme yang sudah mapan dipertahankan sehingga mutu dapat dicapai berkelanjutan. Hal ini meliputi alokasi sumber-sumber, menugaskan orang-orang untuk menyelesaikan proyek mutu, melatih para karyawan yang terlibat dalam proyek mutu dan pada umumnya menetapkan suatu struktur permanen untuk mengejar mutu dan mempertahankan apa yang telah dicapai sebelumnya.

1)        mengidentifikasi proyek perbaikan (improvement)

2)        membangun infrastruktur yang memadai

3)        membentuk tim

4)        melakukan pelatihan-pelatihan yang relevan

5)        diagnosa sebab-akibat (bisa memakai diagram Fishbone-Ishikawa)

6)        cara penanggulangan masalah

7)        cara mencapai target sasaran

Gambar 2. Trilogi Kualitas Menurut Joseph M. Juran

Sejalan dengan ketiga fungsi manajemen tersebut, Juran juga membedakan 2 jenis mutu, yaitu:

1)        Mutu Strategis, yaitu mutu produk di tingkat manajerial ( yang bersifat strategis ). Contohnya kebijakan atau sistem yang berlaku.

2)        Mutu Teknis, yaitu mutu produk di tingkat operasional yang bersifat teknis seperti ukuran/bentuk suatu barang atau desain jasa yang diberikan terhadap konsumen.
Hal inilah yang membuat tingkatan manajemen menurut Juran terbagi dua, yaitu Manajemen Strategis dan Manajemen Teknis.

4.        Juran’s Three Basic Steps to Progress

Menurut Juran, tiga langkah dasar ini meupakan langkah yang harus dilakukan perusahaan bila mereka ingin mencapai kualitas tingkat dunia.

a.         Mencapai perbaikan terstruktur atas dasar kesinambungan yang dikombinasikan dengan dedikasi dan keadaan yang mendesak

b.        Mengadakan program pelatihan secara luas

c.         Membentuk komitmen dan kepemimpinan pada tingkat manajemen yang lebih tingi

5.        Juran’s Ten Steps to Quality Improvement

Menurut Juran, 10 butir perbaikan kualitas bila mereka mencapai kualitas, diantaranya adalah sebagai berikut.

a.         Membentuk kesadaran terhadap kebutuhan akan perbaikan dan peluang untuk melakukan perbaikan

b.        Menerapkan tujuan perbaikan

c.         Mengorganisasikan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

d.        Menyediakan pelatihan

e.         Melaksanakan proyek-proyek yang ditujukan untuk pemecahan masalah

f.         Melaporkan perkembangan

g.        Memberikan penghargaan

h.        Mengkomunikasikan hasil-hasil yang dicapai

i.          Menyimpan dan mempertahankan hasil yang dicapai

j.          Memelihara momentum dengan melakukan perbaikan dalam sistem reguler perusahaan

6.        The Pareto Principle

Juran menerapkan prinsip yang dikemukakan oleh Vilfredo Pareto ke dalam manajemen. Prinsip ini disebut pula kaidah 80/20, yang bunyinya “80% of the trouble comes from 20% of the problems”. Menurut prinsip ini, organisasi harus  memusatkan energinya pada penyisihan sumber masalah yang sedikit tetapi vital (vital few sources) yang menyebabkan sebagian besar masalah. Baik Juran maupun Deming yakin bahwa sistem yang dikendalikan oleh manajemen merupakan sistem di mana sebagian besar masalah terjadi.

C.      Perbandingan Kualitas “Deming-Crosby-Juran”

No	Items	Deming	Juran	Crosby
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.	Definisi kualitas Tingkat tanggung jawab manajemen senior Standar prestasi/ motivasi Pendekatan umum Struktur Pengendalian proses statistik (statistical process control) Basis perbaikan Kerja sama tim Biaya kualitas Pembelian dan barang yang diterima Penilaian pemasok Hanya satu sourcing of suplly	Suatu tingkat yang dapat diprediksi dari keseragaman dan ketergantungan pada biaya yang rendah dan sesuai dengan pasar Bertanggung jawab 94% atas masalah kualitas Kualitas memiliki banyak skala sehingga perlu digunakan statistik untuk mengukur prestasi pada semua bidang; kerusakan nol sangat penting Mengurangi keaneka ragaman dengan perbaikan berkesinambungan dan menghentikan inspeksi massal 14 butir untuk manajemen Metode statistik untuk pengendalian kualitas harus digunakan Secara terus menerus mengurangi penyimpangan; menghilangkan tujuan tanpa metode Partisipasi karyawan dalam pengambilan keputusan dan memecahkan kendala antar departemen Tidak ada optimum perbaikan terus menerus Inspeksi terlalu terlambat; menggunakan tingkat kualitas yang dapat diterima Tidak, kritikal dari kebanyakan sistem Ya	Kemampuan untuk digunakan (fitness for use) Kurang dari 20% atas masalah kualitas karena pekerja lebih berperan Menghindari kampanye untuk pekerjaan yang sempurna Pendekatan manajemen umum terhadap kualitas, khususnya unsur manusia 10 butir perbaikan kualitas Merekomendasikan SPC, tetapi mengingatkan bahwa SPC dapat mengakibatkan total driven approach Pendekatan kelompok proyek-proyek; menetapkan tujuan Pendekatan tim dan gugus kendali mutu Quality is not free, terdapat suatu optimum Masalah pembelian merupakan hal yang rumit sehingga diperlukan survai normal Ya tapi membantu pemasok memperbaiki Tidak, dapat diabaikan untuk meningkatkan daya saing	Sesuai dengan persyaratan Bertanggung jawab untuk kualitas Kerusakan no (zero defect) Pencegahan, bukan inspeksi 14 langkah perbaikan kualitas Menolak tingkat kualitas yang dapat diterima secara statistik Suatu proses, bukanlah suatu program, tujuan perbaikan Kelompok perbaikan kualitas dan dean kualitas Cost of nonconformance; quality is free Nyatakan persyaratan; pemasok adalah perluasan

D.      Aplikasi Teori Trilogi Juran Dalam Pendidikan Di Indonesia

                        Rendahnya daya saing SDM Indonesia di pasar global membuat sebuah pertanyaan tentang apa yang harus dibenahi dengan pendidikan di Indonesia. Pendidikan yang bermutu dilihat dari sekolah yang bermutu, karena sekolah yang bermutu bisa menghasilkan SDM bermutu yang bisa hebat di dunia kerja mereka.

            Menurut Juran, masalah mutu terletak pada pengelolaannya. Oleh karena itu lembaga pendidikan perlu berbenah kembali dalam mengelola sistem pendidikannya jika tidak ingin terimbas oleh munculnya lembaga-lembaga pendidikan baru yang dikelola oleh pihak swasta.

            Berikut ini aplikasi teori Trilogi Juran apabila diterapkan dalam pendidikan Indonesia.

1.        Planning (Perencanaan)

a.        Determined our customer (Menentukan Pelanggan Kita)

            Dalam dunia pendidikan, konsumen lembaga pendidikan pemerintah sebenarnya memiliki rentang yang sangat luas jika saja semua segmen dapat dikelola dengan baik. Dari sisi internal, konsumen pendidikan terdiri dari guru/dosen, staf tata usaha, kepala sekolah/dekan/rektor, penjaga sekolah, pegawai Departemen Pendidikan, dan seluruh karyawan yang bekerja di lembaga pendidikan. Sementara dari sisi eksternal, seorang balita berusia 2 tahun untuk bisnis playgroup, hingga usia produktif akhir sekitar 50 tahun untuk jenjang Doktor dapat dijadikan konsumen eksternal yang potensial. Hal ini dikarenakan pendidikan yang bersifat universal dan dibutuhkan oleh setiap orang di dunia sehingga konsumen lembaga pendidikan sangatlah banyak. Namun tentu manajemen pendidikan bagi tingkat sekolah dasar berbeda dengan tingkat perguruan tinggi.

b.        Discovered their needs (Menemukan Kebutuhan Mereka)

Pemerintah harus jeli akan kebutuhan konsumen. Selama ini lembaga pendidikan masih dianggap sebagai lembaga sosial sehingga cenderung menyediakan jasa mereka seadanya karena sifat sosialnya tersebut. Selama konsumen mendapatkan pendidikan, pemerintah menganggap hal itu sudah cukup. Padahal jika kita perhatikan bagaimana pihak swasta mengelola bisnis pendidikan mereka, ada banyak hal baik yang bisa pemerintah adopsi.

Dalam sebuah bisnis, konsumen adalah investasi jangka panjang. Kehilangan satu orang konsumen saja karena mereka kecewa kualitas produk/jasa yang ditawarkan, maka kita akan kehilangan 10 orang konsumen potensial. Hal ini disebabkan konsumen tersebut membagikan kekecewaan mereka kepada teman-teman terdekatnya. Hal inilah yang sangat dijaga oleh pihak swasta. Demi memuaskan konsumen, mereka berani menyediakan fasilitas yang dibutuhkan dalam kegiatan belajar agar merasa nyaman ketika menuntut ilmu di tempat mereka. Pihak swasta cukup jeli memperhatikan apa yang dibutuhkan konsumen dalam bidang pendidikan dan berhasil menyediakan kebutuhan mereka yang berorientasi pada masa depan.

Misalnya saja, sekolah dan perguruan tinggi swasta memperkerjakan tenaga pengajar ahli yang berkualitas dan membuat teknik belajar yang tidak konservatif. Hal ini membuat siswa/mahasiswa mendapatkan pengalaman lain selain rumus atau teori semata, seperti praktek lapangan yang lebih nyata atau cara mengajar guru/dosen yang menyenangkan dan inspiratif.

Lalu mereka juga memfasilitasi konsumen dengan buku-buku yang kompeten dan teknologi pembelajaran lain seperti multimedia dan internet. Fasilitas kursi dan meja yang layak pakai juga harus diperhatikan dengan baik. Kebutuhan-kebutuhan mendasar dalam proses pengajaran ini sangat mereka perhatikan sehingga konsumen merasa puas dan nyaman menuntut ilmu disana meski harus mengeluarkan biaya yang mahal.
Sementara pemerintah, karena masih menganggap sebagai lembaga sosial, lembaga pendidikan masih bersifat konservatif. Pendidikan bukanlah bisnis, sehingga kepuasan konsumen kurang terperhatikan. Konsumen tidak bisa menuntut banyak, apalagi dengan biaya yang murah kadang pemerintah beralasan kekurangan dana untuk memfasilitasi mereka media-media pembelajaran yang berkualitas. Tanpa pamerintah sadari, pola pembelajaran yang konservatif akan membentuk pola pikir yang sederhana pula dan kurang berkreatifitas ketika mereka berada di dunia kerja nanti.

Keadaan ini berdampak pada jangka panjang, dimana lulusan lembaga pemerintahan semakin tergeser oleh lulusan swasta yang memang berkualitas (tidak semua lembaga negeri buruk dan sebaliknya, tidak juga semua lembaga swasta baik), masyarakat dapat melihat sendiri jika mereka memiliki uang lebih, akan lebih baik jika anak-anak mereka disekolahkan di sekolah swasta yang memang sudah berkualitas dan menjanjikan sesuatu yang lebih daripada sekolah negeri.

c.         Develop products/service to respond the needs (Mengembangkan Produk/ Melayani Untuk Merespon Kebutuhan Itu)

Bidang pendidikan sebenarnya menawarkan jasa kepada konsumennya. Jasa bersifat sulit terukur kualitasnya, namun bisa dirasakan. Karena itu jasa lebih bersifat fleksibel dalam memuaskan keinginan konsumennya. Setiap konsumen membutuhkan ilmu pendidikan, namun ada banyak keinginan lain yang ingin mereka dapatkan ketika mereka bersekolah. Karena itu, lembaga pendidikan harus terus berupaya mengembangkan jasa mereka demi memenuhi keinginan konsumen.

Misalnya saja, jam belajar yang padat sering membuat mereka merasa lapar. Jika tempat jajanan/kantin mereka kotor atau tidak enak makanannya, tentu itu cukup membuat mereka tidak nyaman. Karena itu, seperti Universitas Kristen Maranatha yang memiliki kantin kampus terbesar se-Asia Tenggara, menyediakan makanan yang sehat dan lezat bagi para mahasiswanya. Hal ini membuat mahasiswa nyaman dan menjadi nilai tambah tersendiri di mata konsumen. Tanpa disadari juga, bahwa kantin tersebut adalah salah satu bisnis makanan juga yang dikelola oleh pihak universitas untuk menambah pemasukan kampus.
Juga seperti menyediakan tempat beribadah yang layak, toilet yang terjaga kebersihannya, AC di setiap ruangan dan lapangan olahraga yang luas semakin membuat nilai tambah tersendiri bagi lembaga pendidikan tersebut.

Sementara di lembaga pendidikan pemerintah, mereka cenderung kurang inisiatif dalam mengembangkan inovasi-inovasi baru yang mendukung kenyamanan belajar para siswa dan mahasiswa sehingga ada baiknya pemerintah mencontoh apa yang telah dilakukan oleh bisnis pendidikan swasta itu.

d.        Develop processes able to produce the product/service (Mengembangkan Kemampuan Proses Sehingga mampu menghasilkan product/Pelayanan)

Jasa pendidikan pun tak akan pernah terlepas dari bagaimana proses sebuah paket pelayanan dalam memberikan ilmu pengetahuan yang membuat siswa/mahasiswa merasa puas. Pemerintah harus menyadari bahwa ini bukan saja menjadi tanggung jawab tenaga pengajar. Dalam hal ini guru atau dosen yang berhadapan langsung kepada siswa/mahasiswa dalam memberikan pengetahuan. Sebuah proses dapat dijalankan dari awal sampai akhir dengan melibatkan banyak pihak. Ketika mahasiswa baru masuk, maka orang-orang kepegawaian tata usaha sibuk memasukkan data mereka ke dalam sistem kampus sehingga mahasiswa baru dapat menerima pelajaran di ruang kelas dan mata kuliah yang terencana dengan baik. Bayangkan jika nama seorang mahasiswa tidak terdaftar dalam mata kuliah yang seharusnya ia ambil hanya karena kesalahan bagian administrasi, tentu dosen pun tidak dapat memberikan pelayanan jasanya kepada mahasiswa tersebut.

Sehingga ketika sebuah organisasi ingin mengembangkan kualitas produk atau jasa mereka untuk memenuhi kepuasan konsumen, hal yang harus mereka perhatikan bukan hanya mengembangkan produk/jasa apa yang harus diproduksi, tetapi juga bagaimana proses produksi itu dijalankan agar dapat menghasilkan produk/jasa yang sesuai dengan keinginan konsumen.

Dalam hal ini, tingkat manajemen strategik yang dimaksud ialah:

·           Umum : Lembaga Legislatif dan Eksekutif di pemerintahan yang bertanggung jawab atas sistem pendidikan di Indonesia.

·           Khusus: Ditjen Dikti

Jika pendidikan di Indonesia tidak lagi terpusat, melainkan setiap lembaga pendidikan diberikan kekuasaan otonom untuk mengelola dirinya sendiri seperti yang dilakukan oleh lembaga pendidikan di Amerika dan Australia, makan tingkat manajemen strategik berada dalam pengelolaan Ditjen Dikti dan Depdikbud, serta semua unit seperti kepala universitas, fakultas, dan jurusan.

Mereka harus bisa membuat sebuah sistem yang terstruktur dengan baik dan jelas agar proses pembelajaran dapat berjalan lancar dan sesuai rencana. Bagian administrasi harus teliti dalam memasukkan data-data mahasiswa, fasilitas pembelajaran dan alat pendukung harus dipastikan dapat berjalan dengan baik, lalu kualitas tenaga pengajar yang baik serta metode pembelajaran yang tepat sasaran, dan masih banyak lagi sisi-sisi yang harus terencana dengan baik oleh Manajemen Strategik dalam mengembangkan proses pelayanan jasa pendidikan ini.
Misalnya saja, dalam meningkatkan kualitas teknik pengajaran guru dan dosen, Departemen Pendidikan dapat menyelenggarakan seminar atau training tentang metode pengajaran yang modern dan efektif sehingga proses pengajaran mereka pun dapat lebih baik dan berkualitas.

2.    Control (Mengendalikan)

a.    Evaluate actual operating performance (Mengevaluasi Secara Nyata Hasil Yang Dicapai)

            Setelah semua rencana dijalankan, maka kita bisa melihat kenyataan apa yang terjadi di lapangan. Misalnya saja, masih ada mahasiswa yang namanya tidak tercatat dalam daftar absensi mata kuliah tertentu, atau sistem pengambilan mata kuliah baru yang menyulitkan mahasiswa sehingga harus berdesak-desakan di lorong gedung, dosen yang sering absen atau kurang kompeten di mata kuliah yang dipegangnya, fasilitas kampus yang banyak macet, meja-kursi sekolah yang banyak rusak karena ulah jahil anak-anak, atau hal lainnya. Semua masalah itu jika tidak segera terdeteksi oleh pimpinan atas, maka akan terus terbiarkan sehingga akan menjadi bumerang suatu saat nanti. Karena itulah evaluasi sangat perlu dilakukan agar penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dapat segera diketahui dan dicarikan alternative pemecahannya.

b. Compare actual performance to goal (Membandingkan Kenyataan Hasil Dengan Tujuan)

Setelah mengetahui kenyataan yang terjadi di lapangan, maka langkah selanjutnya adalah membandingkan kenyataan tersebut dengan rencana atau tujuan yang ingin dicapai dari proses pelayanan jasa tersebut. Misalnya saja, proses belajar seringkali terhambat karena in-focus tidak bisa berjalan dengan baik. Ini menyebabkan dosen sedikit lambat dalam menyampaikan materi yang berujung pada tidak terpenuhinya tuntutan silabus. Sementara di awal pihak kampus menginginkan silabus terpenuhi hingga materi terakhir, karena terjadi kerusakan fasilitas kampus maka hal itu tidak dapat terpenuhi. Semua tujuan yang ingin dicapai dan setiap aspek yang mendukung terpenuhinya proses pengajaran yang berkualitas harus dibandingkan dengan kenyataan yang sebenarnya.

c.    Act on difference (Penetapan Perbedaan)

Setelah membandingkan tujuan yang ingin dicapai dengan kenyataan yang terjadi, maka pihak kampus harus bisa mengerti akibat yang ditimbulkan oleh perbedaan rencana semula dengan kenyataan yang terjadi di lapangan. Misalnya seperti kasus in-focus yang rusak, akibat yang ditimbulkan yaitu konsumen merasa tidak puas karena jasa dosen yang diberikan tidak sesuai dengan harapan. Atau ketika teknik mengajar dosen yang konservatif (book oriented) dan guru yang berorientasi pada pekerjaan rumah yang banyak namun malah membuat siswa malas mengerjakannya, itu akan menurunkan kualitas pendidikan itu sendiri yang berujung pada menurunnya kualitas sumber daya yang dihasilkan oleh lembaga pendidikan tersebut. Karena itu mereka harus bisa menemukan cara atau perbaikan sistem yang membuat penyimpangan itu tidak akan terulang kembali.

3.    Improvement (Perbaikan)

a.    Solution (Memecahkan Permasalahan)

Secara garis besar, permasalahan utama mengapa pendidikan di lembaga pemerintahan kurang menarik adalah kurangnya fasilitas memadai dan metode pengajaran yang konservatif. Ini sangat menarik, karena alasan utama mengapa pemerintah tidak merubah sistemnya berujung pada terbatasnya dana atau anggaran pendidikan.
Padahal, sebenarnya pemerintah hanya perlu mengubah kebijakan strategik mereka dalam mengelola ‘bisnis sosialnya’ ini. Namun terkadang, kegagalan muncul akibat terlalu spesifiknya sasaran mereka yang mengakibatkan sulitnya dicapai dalam kenyataan.

Karena itu ada beberapa langkah dalam menentukan sasaran strategiknya:

·           Mengumpulkan berbagai informasi tentang keterampilan yang dibutuhkan siswa/mahasiswa, pada jenjang mana saja keterampilan tersebut diberikan, konsekuesi apa yang harus ditanggung jika keterampilan tersebut diberikan kepada siswa.

·           Menyatukan semua informasi dalam urutan yang logis untuk dapat terealisasikan.

·           Merencanakan keterampilan yang memang harus dimiliki siswa/mahasiswa dilengkapi analisis dan alasan yang mendukung mengapa program keterampilan atau kebijakan tersebut harus diadakan, hal apa yang mendukung dan pengelolaan seperti apa yang dibutuhkan agar program itu berjalan maksimal.

·           Memutuskan keterampilan apa yang mampu dilaksanakan dan kebijakan apa yang harus dikeluarkan untuk mendukung program tersebut.

Sementara untuk mengarahkan pencapaian sasaran tersebut diperlukan hal-hal seperti ini :

·           Mengkoordinasikan seluruh keputusan agar berjalan sesuai dengan rencana;

·           Mengkomunikasikan kepada semua pihak terkait untuk mendukung dan memperlancar program;

·           Memotivasi semua pihak agar stabilitas program tetap terjaga;

·           Mengarahkan, membimbing dan menasehati semua pihak dalam mencapai sasaran.

Dari segi manajemen, terdapat bagian-bagian yang harus terencana secara baik. Yaitu dari segi SDM, keuangan, pemasaran, juga proses produksi jasa pendidikan tersebut. Dari segi Sumber Daya Manusia, tenaga pengajar seperti guru/dosen cenderung memiliki peluang sangat minim untuk menjadi kepala sekolah atau kepala jurusan. Hal ini disebabkan karena jabatan tersebut hanya membutuhkan satu orang saja. Sementara kualitas pengajar itu sendiri berbeda-beda, ada yang dapat diandalkan ada pula yang hanya sekedar menjalankan tugas.
Lalu apa yang membuat mereka termotivasi untuk meningkatkan kinerjanya ? Career Development (Pengembangan Karir) perlu diciptakan oleh lembaga untuk memotivasi setiap individu yang terlibat. Setiap individu tahu jelas persyaratan yang harus dipenuhi untuk menduduki suatu jabatan tertentu atau tunjangan yang didapat jika kinerjanya dinilai baik. Setiap individu yang mengikuti pelatihan tertentu akan mendapatkan insentif. Juga motivasi dapat diberikan melalui metode rewars and punishment terhadap individu yang berprestasi atau berkinerja buruk.

Sementara dari sisi proses pembelajarannya sendiri reformasi terjadi di kalangan siswa/mahasiswa. Teknik belajar yang interaktif, interaksi muti arah, multidisipliner, kerja kelompok, tenaga pengajar sebagai fasilitator, mengajarkan bagaimana cara mempelajari sesuatu, memberikan peluang kepada siswa/mahasiswa untuk mengalami berbagai gaya belajar, pembelajaran kritis dengan pendekatan pemecahan masalah yang berorientasi pada masa depan. Pengajar harus bersikap demokratis dan mengembangkan kemampuannya dengan belajar.

Pendidikan seharusnya mengajari bagaimana caranya belajar, bukan memberikan instruksi tentang suatu pelajaran tertentu. Apa yang harus dipelajari sebenarnya tidak terlalu penting, yang penting adalah bagaimana cara mempelajarinya. Hal ini dapat berguna ketika siswa/mahasiswa tersebut menemukan realita baru yang terus berganti sehingga mereka menyadari perlunya belajar seumur hidup.

Lalu karyawan internal yang bertugas sebagai teknisi harus bisa menyediakan peralatan yang siap pakai, meminimalisasikan kerusakan melalui perawatan dan pemeriksaan menurut waktu yang dijadwalkan serta mengganti alat yang sudah habis masa pakainya secara berkala.

Dari segi biaya pendidikan yang harus ditanggung, ada 4 jenis biaya yaitu: biaya pencegahan, biaya penilaian, biaya kegagalan internal, dan biaya kegagalan eksternal. Biaya pencegahan merupakan biaya yang terjadi untuk menghindari ketidaksempurnaan program yang akan dijalankan. Biaya penilaian adalah biaya untuk menilai apakah program memenuhi syarat kualitas untuk mendeteksi jika kesalahan akan terjadi. Biaya kegagalan internal terjadi jika ada ketidaksesuaian denga persyaratan dan terdeteksi sebelum program dilaksanakan. Biaya kegagalan eksternal paling mahal karena terjadi setelah program dilaksanakan dan merupakan resiko paling membahayakan karena menyebabkan reputasi buruk dan hilangnya pangsa pasar.

Karena begitu banyaknya biaya yang terjadi, termasuk biaya operasional, riset dan pengembangan, investasi masa depan, dll maka diperlukan pemasukan tambahan agar terjadi keseimbangan neraca.

Misalnya biaya yang dikeluarkan untuk mengadakan training akan menghasilkan tenaga kerja yang berkualitas. Maka secara bisnis, hal itu bisa dimanfaatkan untuk menghasilkan uang kembali. Organisasi dapat membuat paket pelatihan bagi umum dengan menggunakan tenaga terlatih itu sehingga akan mendapatkan keuntungan ganda. Lembaga akan dikenal masyarakat, sumber daya manusia internal dapat mengaktualisasi dirinya dan lembaga mendapatkan nominal uang. Atau juga lembaga telah membiayai investasi berupa fasilitas gedung baru atau laboratorium komputer. Dalam kondisi seperti ini lembaga dapat memanfaatkan fasilitas tersebut saat tidak terpakai untuk disewakan kepada masyarakat sekitar. Atau bisa juga seperti yang telah disebutkan di atas, bisnis kantin makanan yang dikelola secara professional di area sekolah atau kampus dapat menghasilkan pemasukan yang cukup besar juga.

Lalu dari segi pemasaran, lembaga pendidikan pemerintah pun perlu melakukan pemasaran. Bukan untuk menjaring konsumen, karena kebanyakan institusi pemerintah tidak pernah kesulitan mencari konsumen. Tetapi untuk menunjukkan pada masyarakat bahwa lembaga pemerintah pun masih jauh lebih baik daripada lembaga swasta yang mahal. Hal yang harus dilakukan adalah :

·           Riset pasar mengenai data konsumen, meliputi siapa saja dan apa kebutuhan mereka, bagaimana pandangan mereka tentang pendidikan, bagaimana kemampuan mereka dalam hal keuangan, tren pendidikan seperti apa yang muncul di kalangan mereka, juga mendata pesaing melalui analisis SWOT.

·           Menentukan program yang akan dipasarkan, tempat berdirinya lembaga tersebut (strategis), promosi yang menarik dan harga yang terjangkau.

Sehingga pada akhirnya jika dari segi pemasaran, keuangan, SDM, dan produksi jasa dapat terkelola dengan baik, secara jangka panjang hal ini akan berdampak pada peningkatan kualitas lulusan institusi negeri yang berujung pada reputasi yang semakin baik dan terdepan.

BAB III

PENUTUP

A.           Simpulan

            Manajemen merupakan keniscayaan bagi kehidupan umat manusia. Sebenarnya tanpa disengaja manusia talah melaksanakan manajemen baik secara personal maupun secara kolektif (kelompok), baik secara disengaja maupun tidak disengaja. Namun efektivitas manajemen akan tercapai bila mengetahui ilmu manajemen dan bisa biaplikasikan dalam keseharian.

Walaupun lembaga pendidikan telah melaksanakan manajemen dari sejak keberadaannya, namun lembaga pendidikan perlu meningkatkan inovasi-inovasi manajemen dalam upaya semakin meningkatkan kualitasnya. Diilhami keberhasilan konsep-konsep TQM yang dilahirkan untuk peningkatan mutu produksi di pabrik, nampaknya lembaga pendidikan sangat perlu untuk menerapkan konsep TQM dalam dunia pendidikan.

Apabila dunia industri meningkatkan mutu produknya berupa benda mati, lain halnya dengan lembaga pendidikan, dimana yang diproduksi berupa benda hidup (bergerak), sehingga nampaknya sangat urgen bila konsep TQM yang diaplikasikan kepada lembaga pendidikan untuk di kembangkan kembali, karena bagaimanapun produk pabrik yang pasif tidak sepenuhnya bisa disinkronisasi dengan produk pendidikan yang aktif.

Disamping itu barometer terhadap kepuasan pelanggan dalam dunia pendidikan masih menimbulkan penilaian yang agak abstrak, hampir sama juga dengan kurang jelasnya pengukuran kualitas output yang dihasilkan oleh lembaga.

Masyarakat pedalaman akan merasa puas terhadap prosesi kegiatan belajar mengajar, bahkan terhadap output dari lembaga tersebut karena hanya anaknya bisa sekolah, dana yang relatif murah, dan karena anaknya bisa baca dan menulis. Lain lagi dengan di perkotaan, tentunya akan lain lagi kepuasan pelanggan terhadap pendidikan. Hal ini menunjukkan bahwa ukuran-ukuran tersebut sangat kondisional dan tidak ada ukuran yang relatif sama dengan ukuran kualitas barang yang tidak bergerak.

Namun bagaimanapun konsep-konsep TQM saat ini masih sangat relevan untuk peningkatan kualitas lembaga pendidikan, walaupun kita masih perlu melengkapi konsep tersebut dari segala kekurangan-kekurangannya.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.thefreelibrary.com/Joseph+M+Juran+:+Quality+Management-

http://digilib.petra.ac.id/jiunkpe/s1/tmi/2008/jiunkpe-ns-s1-2008-25403005-9705-anugerah_raya-chapter2.pdf

http://www.Questia.com/Online_Library

http://ireztia.com/2008/10/24/trilogy-juran-dan-solving-problem-method/        

http://pernikmagazine.wordpress.com/2008/07/15/penerapan-tqm-dalam-dunia-pendidikan/

Gaspersz, Vincent. 2003. Total Quality Management. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama

Nasution, MN. 2001. Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management). Jakarta: Ghalia Indonesia

Sallis, Edward. 2011. Manajemen Mutu Terpadu Pendidikan Peran Strategis Pendidikan di Era Globalisasi Modern. Jogjakarta: IRCiSoD

Tjiptono, Fandy , & Diana, Anastasia. 2003. Total Quality Management. Yogyakarta: Andi